Pokud žadatel žádá o obchodní vízum typu „M“, tak je nutné doložit součástí žádosti zvací dopis tzv. Invitation Letter. V tomto článku Vás upozorníme, na co si dát pozor při jeho získání.
Zvací dopis vydává zvoucí, čínská organizace na hlavičkovém papíře, psaný v anglickém jazyce. Součástí žádosti vám musí čínská společnost zaslat osvědčení o registraci, tzv. výpis z obchodního rejstříku.
Zvací dopis musí obsahovat:
- informace o žadateli: celé jméno, pohlaví, datum narození, národnost, státní příslušnost, číslo cestovního pasu a platnost, funkce ve firmě;
- informace o návštěvě Číny: konkrétní účel, konkrétní časové rozmezí, místo/-a návštěvy, konkrétní vztah mezi žadatelem, vysílací organizací a zvoucí organizací/ osobou, způsob finančního krytí návštěvy;
- informace o zvoucí organizaci nebo osobě: název/jméno, telefonní číslo, adresa, datum vystavení zvacího dopisu, oficiální kulaté (příp. oválné) razítko, celé jméno a podpis odpovědné osoby za zvoucí stranu. Zvoucí osoba se musí podepsat svým skutečným jménem (v případě čínských občanů tedy v čínských znacích, případně přepisem pinyin). Podpisy ve formě západních přezdívek se neakceptují.
Žadatelé, kteří se účastní veletrhu např. China Import and Export Fair (Canton Fair) obdrží od organizátora výstav pozvání, které je taktéž akceptované čínskou ambasádou.
Nejčastější chyby ve zvacích dopisech:
- není popsán přesný účel cesty (business meeting je všeobecné);
- vztah mezi čínskou a českou společností;
- podpis v čínských znacích (Číňané používají často své anglické pseudonymy);
- čitelné kulaté, červené razítko (v některých případech oválné).
Aktuální vzor zvacího dopisu ve Wordu získáte po vytvoření objednávky.
Kdy zvací dopis potřebujete a kdy ne
Zvací dopis se dokládá u obchodního víza M, tedy u cest na jednání, veletrh, montáž nebo kontrolu výroby. U turistického víza L ho nahrazuje rezervace ubytování a letenky, u studijního a pracovního víza zase formuláře JW a Notification Letter.
Dopis vydává čínská strana, nikoli vy ani váš zaměstnavatel. Dokument od vysílající české firmy je vysílací dopis a u vícevstupého víza se dokládají oba. Přehled, jaké vízum kdy potřebujete, najdete v článku typy čínských víz.
Dvě chyby, které dopis znehodnotí
Obecně formulovaný účel cesty. Formulace typu business meeting nebo negotiation je pro konzulárního úředníka nedostatečná. Účel má být konkrétní: kontrola výroby u konkrétního dodavatele, účast na konkrétním veletrhu, jednání o konkrétní zakázce.
Podpis anglickou přezdívkou. Čínští obchodní partneři běžně používají anglická jména typu David nebo Lucy. Na zvacím dopise ale musí být podpis skutečným jménem, tedy čínskými znaky nebo přepisem pinyin. Podpis přezdívkou je důvod k vrácení.
Než dopis pošlete dál, projděte si ho proti seznamu výše. Opravit ho na dálku znamená další kolo komunikace s Čínou a zpravidla několik dnů zdržení, proto se podklady kontrolují dřív, než se žádost podá. Další překážky shrnuje článek nejčastější chyby v žádosti o čínské vízum.
Co dělat, když dopis nemáte
Bez zvacího dopisu obchodní vízum M nezískáte. Podle situace se nabízejí tři cesty:
- Veletrh. Organizátor vydává pozvánku pro registrované kupce a vízové centrum ji uznává. U akcí typu Canton Fair se o ni žádá v registračním systému veletrhu.
- Partner v Číně. Firmy, které vízum pro zahraniční hosty řeší opakovaně, mívají vlastní vzor. Pošlete jim rovnou seznam náležitostí, ať se dopis nevrací kvůli chybějícímu razítku.
- Cesta bez obchodního jednání. Pokud jedete jen na obhlídku trhu bez konkrétního partnera, bývá průchodnější turistické vízum L s běžnými doklady o ubytování a letence.
Aktuální vzor dopisu ve Wordu posíláme klientům po založení objednávky a podklady kontrolujeme dřív, než žádost podáme na vízovém centru.