Vyřídit vízum pro jednoho člověka je rutina. Vyřídit ho pro dvanáctičlennou delegaci na veletrh nebo pro zájezd cestovní kanceláře už chce trochu organizace, protože celá skupina je tak rychlá jako její nejpomalejší člen.
Tenhle článek shrnuje, jak hromadné vyřízení probíhá, co si připravit dopředu a kde skupinové žádosti nejčastěji váznou.
Skupina neznamená jedno vízum
Nejdřív terminologie. Každý cestující dostane vlastní vízum ve vlastním pase, i když jedete jako firemní delegace nebo organizovaný zájezd. Skupinové vyřízení znamená, že se žádosti podávají a spravují společně, ne že by existoval jeden dokument pro všechny.
Prakticky to zjednodušuje administrativu na vaší straně: jedna komunikace, jeden termín, jedna faktura, jeden kontakt.
Kdy se skupinová organizace vyplatí a kdo co drží
Skupinově má smysl vyřizovat víza už od dvou cestujících se stejným termínem: firma vysílající tým na veletrh nebo k dodavateli, cestovní kancelář se zájezdem, sportovní oddíl nebo školní výprava. Aby to fungovalo, potřebuje skupina jednoho organizátora, jinak obesíláme deset lidí zvlášť a každý odpovídá jindy.
| Role | Co zajišťuje |
|---|---|
| Organizátor (asistentka, HR, referent cestovky, vedoucí výpravy) | seznam členů se jmény přesně podle pasů, termíny a itinerář, zvací dopis od čínské strany, hromadný svoz a rozvoz pasů, fakturační údaje, jeden komunikační kanál s námi |
| Každý žadatel | vlastní pas, fotografie, údaje do formuláře a vlastní podpis |
Co potřebujeme od každého člena skupiny
- Cestovní pas platný nejméně šest měsíců po odjezdu z Číny, se dvěma volnými stránkami.
- Fotografii podle čínské normy 48 x 33 mm, viz specifikace fotografie.
- Osobní údaje do formuláře, včetně historie zaměstnání a předchozích cest do Číny.
- Údaje o cestě, tedy termíny, letenku a ubytování.
U obchodní cesty pak zvací dopis od čínského partnera, který obvykle jmenuje všechny členy delegace v jednom dokumentu. Náležitosti rozebíráme v článku o zvacím dopise.
Co je společné a co musí mít každý zvlášť
Pravidlo: co se váže k osobě, je individuální; co se váže k cestě, může být společné. Vízové centrum posuzuje každou žádost samostatně, i když je podáme v jedné dávce.
| Podklad | Společné, nebo individuální | Poznámka |
|---|---|---|
| Formulář žádosti | individuální | každý žadatel vlastní, s vlastním podpisem |
| Cestovní pas | individuální | platnost 6 měsíců po odjezdu z Číny, 2 volné stránky |
| Fotografie | individuální | 48 x 33 mm, bílé pozadí, aktuální |
| Zvací dopis (vízum M) | může být hromadný | jmenuje všechny členy delegace, jméno a číslo pasu u každého přesně podle pasu |
| Letenka a ubytování | může být společná rezervace | musí v ní být jména všech cestujících |
| Oficiální poplatky | za každého žadatele | konzulární poplatek 1 100 Kč + poplatek vízového centra 1 100 Kč, tedy 2 200 Kč na osobu podle sazebníku velvyslanectví |
| Otisky prstů | individuální, jen u dlouhodobých víz | u víz L, M, F a X2 se od 1. 1. 2026 neodebírají, výjimka platí do 31. 12. 2026 |
| Faktura | společná | jedna faktura s rozpisem po osobách |
Pro pětičlennou delegaci dělají jen oficiální poplatky 11 000 Kč, k tomu naše odměna podle ceníku. Otisky se u služebních a turistických cest neodebírají, členové skupiny nemusí nikam chodit.
Jak vyřízení pro skupinu probíhá
- Sběr údajů. Pošlete nám seznam členů, my rozešleme, co od koho potřebujeme.
- Kontrola. Projdeme podklady po jednotlivcích a upozorníme na chybějící kusy dřív, než začne běžet čas.
- Svoz pasů. Pasy nám doručíte hromadně, typicky jednou zásilkou z firmy.
- Podání. Žádosti podáme na vízovém centru CITS společně.
- Vrácení. Pasy vám vrátíme hromadně, nebo je rozešleme jednotlivým lidem, podle toho, co se vám hodí.
Postup krok za krokem: firma vysílá 5 lidí na veletrh
- 4 týdny před odletem, den 0. Organizátor nám pošle seznam pěti jmen přesně podle pasů, termín cesty a fakturační údaje. Založíme objednávku pro celou skupinu.
- Den 0 až 3. Organizátor požádá čínského partnera o hromadný zvací dopis se jmény a čísly pasů všech pěti lidí. Každý člen si mezitím zkontroluje platnost pasu a nechá se vyfotit.
- Den 3 až 10. Členové vyplní své údaje do formuláře, zvací dopis dorazí. Průběžně kontrolujeme a hlásíme organizátorovi, kdo ještě něco dluží.
- Den 10 až 12. Organizátor pošle všech pět pasů jednou doporučenou zásilkou, nebo je přinese osobně do Prahy.
- Den 12 až 13. Vyplníme a zkontrolujeme pět formulářů, každý člen podepíše svůj.
- Den 13. Podáme všech pět žádostí na vízovém centru CITS. Posuzování trvá 4 pracovní dny, v expresu 3.
- Den 17 až 19. Vyzvedneme pasy a pošleme je organizátorovi hromadně EMS, nebo je přebere osobně. Vystavíme jednu fakturu s rozpisem po osobách.
Plán má týden rezervy pro případ, že někdo vypadne.
Nejčastější problém: jeden člověk brzdí všechny
Devět z deseti zdržení u skupin má stejnou příčinu. Jeden člen má krátkou platnost pasu, nedodá fotografii nebo se mu nechce vyplňovat historii zaměstnání.
Doporučení, které se osvědčilo: zkontrolujte platnost pasů celé skupiny hned, jakmile se cesta začne plánovat, klidně měsíce předem. Je to jediná věc, která se nedá dohnat penězi ani expresem.
Nejčastější chyby u skupinových žádostí
- Jména na zvacím dopise neodpovídají pasům. Přezdívka místo křestního jména, chybějící druhé jméno, překlep v příjmení nebo staré číslo pasu. Zvací dopis se pak musí vystavit znovu, což u čínského partnera trvá dny.
- Jeden pas s krátkou platností. Platnost 6 měsíců po odjezdu z Číny nemá výjimku. Nový pas je otázka týdnů, takže dotyčný jede až s další dávkou, nebo nejede.
- Chybějící podpisy. Formulář musí podepsat žadatel, ne asistentka za všechny. Podáme jen podepsané žádosti.
- Hromadné focení mobilem v kanceláři. Fotografie neodpovídá normě, pošlete lidi k fotografovi.
- Turistické vízum pro obchodní cestu u části skupiny, aby to bylo levnější. Účel cesty musí odpovídat typu víza u všech, viz nejčastější chyby v žádosti.
Co když jeden člen skupiny neprojde
Ostatní to neovlivní. Každá žádost se posuzuje samostatně, takže vrácená nebo zamítnutá žádost jednoho člena nezdrží víza pro zbytek skupiny. Pasy ostatních vyzvedneme v řádném termínu.
Když vízové centrum chce jen doplnit podklad (lepší fotografie, upřesnění ve formuláři), doplníme ho a žádost běží dál s posunem o den až dva. Když je žádost zamítnutá, řešíme důvod a novou žádost s dotyčným samostatně, viz článek o zamítnutém vízu. Skupina odlétá podle plánu.
Proto podáváme skupinu s týdenní rezervou: jeden opozdilec pak stíhá i standardní lhůtu 4 pracovních dnů.
Fakturace a administrativa pro firmy
Firmám vystavujeme jednu souhrnnou fakturu za celou skupinu s rozpisem po osobách, takže účtárna nemusí párovat deset drobných dokladů. Fakturační údaje si můžeme držet a doplnit i číslo objednávky, pokud ho vaše účtárna vyžaduje.
Ceny jednotlivých balíčků najdete v ceníku, u větších skupin se ozvěte, projdeme to podle rozsahu.
Cestovní kanceláře a partnerské agentury
S cestovkami spolupracujeme dlouhodobě a rozumíme tomu, že potřebujete předvídatelný termín a jednoho člověka na druhé straně. Domluvíme se na režimu předávání podkladů i na tom, jak řešit klienty, kteří dodají materiály na poslední chvíli.
Pokud posíláte skupiny opakovaně, dává smysl nastavit spolupráci napevno, ozvěte se přes kontaktní stránku.
Veletržní delegace: začněte co nejdřív
U veletrhů typu Canton Fair nebo CIIE platí jednoduché pravidlo: řešte víza hned, jak máte potvrzenou účast. V měsíci před veletrhem stoupá zátěž vízového centra i vaše vlastní vytíženost.
Termíny hlavních akcí máme v kalendáři veletrhů, ke Canton Fairu je samostatný kompletní průvodce.
Často kladené otázky
Dostane skupina jedno společné vízum?
Kolik lidí je ještě skupina?
Musí každý člen doložit vlastní zvací dopis?
Kolik stojí víza pro skupinu na oficiálních poplatcích?
Musí členové skupiny osobně do Prahy?
Můžeme dostat jednu fakturu za celou skupinu?
Co když jeden člen nedodá podklady včas?
Jak brzy máme vízum pro delegaci řešit?
Vyřídíme víza pro celý tým
Pošlete nám seznam cestujících a my se postaráme o zbytek, od kontroly podkladů po jednu souhrnnou fakturu.